Outre le fait de joindre le justificatif à l’extrait, il est indispensable d’indiquer sur l’extrait lui-même l’explication de chaque opération

Il est aussi très important de bien vérifier qu’il ne vous manque pas d'extraits bancaires (sinon, il convient de demander sans délai des duplicata des extraits manquants à l’organisme financier).

NOTE IMPORTANTE : nous constatons systématiquement que c’est dans l’encodage des documents financiers que nos collaboratrices perdent le plus de temps. Tout simplement parce que les extraits sont insuffisamment préparés.

• l’information principale est celle que vous indiquez sur l’extrait bancaire pour décrire l’opération
• si cette information est insuffisante (ici, déjà une première perte de temps), notre collaboratrice recourt aux  annexes de l’extrait
• s’il n’y a pas d’explication à l’opération sur l’extrait ni d’annexe, notre collaboratrice est obligée de vous adresser ... une demande d’explication écrite … que de temps perdu !

A propos des justificatifs …

Nous distinguons trois types d’opérations bancaires

• paiement de factures clients ou fournisseurs: une facture peut être payée par transfert bancaire ou par chèque

Dans ce cas, on indique sur l’extrait « Pmt client / fournisseur XYZ ».

Si une opération règle plusieurs factures, il faut en outre indiquer le MONTANT de chaque facture payée. Par exemple, un paiement de 4.500 €, on indique « Pmt client / fournisseur ABC (1.500+1.850+1.150) » ; si lors d'un paiement regroupé, il y a plusieurs factures d’un même montant, il y a lieu d’indiquer la date de la facture payée ou le numéro que le fournisseur a attribué à la facture payée. Par exemple, un paiement de 3.600 € on indique « Pmt client / fournisseur ABC (1.200 / n°4832 + 1.200 / n° 4869 + 1.200 / n° 4975) »

Il faut toujours bien veiller à ce que le nom du client / fournisseur soit bien indiqué. Certaines banques prennent la mauvaise habitude de n’indiquer que le numéro de compte de celui à qui l’on verse ou qui nous verse, cette information est totalement insuffisante !

• dépenses sans factures: le cas des primes d’assurances, des taxes, des remboursements de crédit, …

Indiquer sur l’extrait la nature de l’opération et veiller particulièrement à ce que le justificatif soit annexé

Si une opération est le remboursement mensuel de la carte de crédit (MasterCard, Visa, …), il faut agrafer au relevé mensuel tous les justificatifs des dépenses qui s’y retrouvent. Sur le relevé, même principe que sur un extrait de banque, il faut indiquer la nature de chaque opération

• recettes  sans factures: transferts de caisse, avances de fonds des dirigeants, crédits bancaires reçus, …

Indiquer sur l’extrait la nature de l’opération